O que é a Carteira de Trabalho Digital
A Carteira de Trabalho Digital substituiu a de papel como regra. Desde a Lei 13.874/2019 e a Portaria 1.065/2019, ela é o documento oficial que registra os vínculos de emprego, com a mesma validade da antiga carteira azul. O trabalhador acessa tudo pelo aplicativo Carteira de Trabalho Digital ou pela conta gov.br.
Para o empregador, a mudança é grande e boa: acabou a burocracia de assinar carteira à mão. Mas ela veio com uma contrapartida, tudo passou a depender do envio correto e no prazo das informações ao eSocial. É aí que mora a atenção de quem contrata.
O CPF virou o documento único
O maior símbolo da mudança é o CPF. Ele passou a ser o identificador único do trabalhador, no lugar do antigo número e série da carteira de papel. Na hora de contratar, o empregador não pede mais a carteira física: pede o CPF, e é por ele que todo o vínculo é registrado.
Assim que o empregador envia a admissão ao eSocial, o vínculo aparece automaticamente na Carteira de Trabalho Digital do empregado, no aplicativo dele. Não há papel para assinar nem carimbo para dar. O registro existe a partir do dado enviado.
O que o empregador registra pelo eSocial
O registro do empregado e as anotações da carteira são feitos exclusivamente pelo eSocial. Cada momento da vida do contrato tem um evento a enviar, e é o conjunto deles que mantém a carteira digital atualizada.
- ✓Admissão: dados do trabalhador, contrato e salário, antes do início.
- ✓Alterações: mudança de salário, cargo, jornada ou local de trabalho.
- ✓Afastamentos: doença, acidente, licença maternidade e paternidade.
- ✓Férias e demais eventos de folha e movimentação.
- ✓Desligamento: o término do contrato, com datas e verbas.
Cada um desses envios reflete na carteira digital do empregado na hora. Por isso, manter o eSocial em dia não é burocracia à toa: é o que garante que o vínculo esteja correto para o Fisco, para o INSS e para o próprio trabalhador.
Os prazos que não podem passar
Dois prazos convivem, e confundir os dois é um erro comum. Vale separar com clareza.
| Obrigação | Prazo |
|---|---|
| Enviar a admissão no eSocial | Até o dia anterior ao início do trabalho |
| Anotar admissão, salário e condições (art. 29 CLT) | Até 5 dias úteis após a admissão |
| Afastamentos e eventos de folha | Conforme o manual do eSocial |
MEI e pequeno empregador
A regra vale para todo empregador com funcionário CLT, seja MEI, ME ou EPP. O que muda é o módulo do eSocial e a forma de recolher.
| Empregador | Módulo do eSocial | Guia de recolhimento |
|---|---|---|
| MEI com um empregado | eSocial simplificado | DAE, em regra até o dia 20 |
| ME e EPP | eSocial empresarial | DCTFWeb e FGTS Digital, em regra até o dia 20 |
O MEI sem empregado não precisa do eSocial, basta o DAS mensal. Mas, no momento em que contrata o primeiro funcionário, passa a ter as mesmas obrigações de folha, só que em uma versão simplificada. É um passo que muitos MEIs dão sem saber, e que precisa ser feito certo desde o primeiro dia.
Erros comuns e multas
Os deslizes se repetem, e quase todos têm a ver com prazo e com dado enviado errado. Enviar a admissão atrasada, errar o CPF ou os dados pessoais, esquecer de informar uma mudança de salário, deixar de registrar um afastamento ou encerrar o contrato sem o evento de rescisão são os mais frequentes.
Cada um deles tem consequência. Empregado sem admissão no eSocial é tratado como não registrado, com as multas da CLT. Eventos que impactam tributos, quando atrasam, geram multa e juros. E FGTS ou INSS em atraso ainda travam a certidão negativa da empresa. O barato de deixar para depois costuma sair caro.
Como a DKEE cuida disso por você
Na DKEE, escritório no Alto da Mooca, cuidamos do departamento pessoal de pequenos negócios em São Paulo, Jundiaí, Itupeva, Indaiatuba e Piedade. Fazemos a admissão no eSocial no prazo, mantemos a folha, os afastamentos e as férias em dia e conduzimos a rescisão sem susto.
Se você vai contratar o primeiro funcionário, ou já contrata mas não tem certeza de que o eSocial está certo, fale com a gente. A gente coloca o registro da sua equipe em ordem e deixa você livre para tocar o negócio, sem risco de autuação por um prazo perdido.
